Universitas Jember Terapkan Pengelolaan Kearsipan Dinamis Berbasis Teknologi Informasi

Jember, 21 Juni 2016

Universitas Jember mulai menerapkan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Berbasis Teknologi Informasi (SIKD-TIK) mulai Juni 2016 ini. Launching  program SIKD-TIK dilaksanakan oleh Rektor, Moh. Hasan di aula lantai 3 gedung rektorat dr. R. Achmad (20/6), sekaligus membuka pelatihan aplikasi SIKD-TIK lanjutan bagi operator SIKD-TIK di unit kerja di lingkungan Universitas Jember. Untuk diketahui, program SIKD-TIK adalah program yang dikembangkan oleh Unit Pelaksan Teknis (UPT) Kearsipan Universitas Jember.

Dengan diberlakukannya program SIKD-TIK, maka sistem pengolahan kearsipan di Universitas Jember sudah berbasis teknologi Informasi, sehingga bisa diakses kapan saja dan dimana saja. Program SIKD-TIK juga diharapkan mampu mengurangi lama pemrosesan berkas sehingga tercipta birokrasi yang efektif dan efisien. “Dengan program SIKD-TIK, maka seorang pejabat dapat mengakses surat yang masuk, dan bisa segera mendisposisikan sesuai kebutuhan. Jadi meminimalkan kendala ruang dan waktu,” jelas Trayo Sasti Hardiani, Kepala UPT Kearsipan Universitas Jember.

Sementara itu dalam sambutannya, Rektor Universitas Jember berbagi pengalaman kepada peserta mengenai program SIKD-TIK. Moh. Hasan menceritakan, semenjak SIKD-TIK diterapkan, dirinya bisa mengecek setiap surat yang masuk walau sedang berada di luar kota. “Dimanapun saya berada, asalkan bisa terkoneksi dengan jaringan internet maka saya bisa memberikan disposisi dari setiap surat yang masuk. Jadi pemrosesan surat tidak perlu menunggu saya pulang ke Jember,” ujarnya.

Menurut Rektor, penerapan SIKD-TIK memudahkan kerja para pimpinan, pasalnya monitor surat dan berkas dapat dilakukan melalui perangkat handphone. “Aplikasinya juga mudah, jika dikoneksikan dengan handphone maka saat ada surat masuk akan berbunyi seperti halnya saat kita sedang menerima pesan SMS. Proses disposisi surat pun cepat, tidak sampai satu menit langsung terkirim pada penerima perintah,” paparnya lagi. Satu lagi keunggulan SIKD-TIK, yakni bakal ada penghematan kertas dan kemudahan pelacakan surat dan berkas.

Untuk diketahui, sebagai tahap awal, maka Kantor Pusat menjadi pilot project program SIKD-TI sejak awal bulan Juni lalu. Sementara untuk pelatihan aplikasi SIKD-TIK kali ini diikuti oleh 145 peserta dari Kantor Pusat, semua Unit Pelaksana Teknis dan lembaga di Universitas Jember, Fakultas Pertanian, dan FMIPA. Rencananya, pelatihan berikutnya akan diadakan setelah bulan Juli nanti dengan peserta dari fakultas yang ada di Universitas Jember. (moen/iim)

2 Comments

  • TopikGadget
    Reply

    Salah satu bentuk kemajuan teknologi yang bs bermanfaat dalam kehidupan sehari-hari

  • Numz
    Reply

    memang sudah sewajarnya memanfaatkan teknologi untuk efisiensi

Leave us a Comment